Аудит и разработка кадровой документации

Проверки работодателей контрольными и надзорными органами (госинспекция по труду, прокуратура и др.) обычно заключаются в проверке документации работодателя. Правильно оформленные кадровые документы и грамотно составленные локальные нормативные акты позволят не только сэкономить на штрафах госинспекции, но и минимизировать споры с работниками. Кстати, штраф за нарушение норм трудового права для юридических лиц составляет от 30 до 50 тысяч рублей.

Локальные нормативные акты (ЛНА).

В надлежащем состоянии* у любого работодателя должны быть

• ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка),
• инструкции по охране труда (даже для офисных работников),
• положение об оплате труда,
• положение о порядке хранения и использования персональных данных работников.

Надо отметить, что типовые (или иными словами взятые из Интернета) формы и положения  могут создать идеальные условия для работы госинспектора по труду, а именно для издания предписаний и наложения штрафов.

* Под надлежащим состоянием имеется ввиду

- Содержание ЛНА. Положения локальных актов не должны противоречить трудовому законодательству и друг другу, должны содержать предусмотренные законодательством нормы. Так, например:

• в ПВТР часто выявляются ошибки при регламентации перерывов в течение рабочего дня (обедов), выходных и нерабочих праздничных дней.
• Или в разделе дисциплинарная ответственность закрепляются непредусмотренные трудовым кодексом штрафы и лишение премии. Но это не значит, что лишать премии нельзя – можно, если условие о премировании работников грамотно прописано в трудовом договоре и положении об оплате труда.

-  Соблюдение процедуры принятия/изменения ЛНА и ознакомления с ними работников. При несоблюдении формальных процедурных требований (например, учет мнения профсоюза) локальный акт может не подлежать применению, а отсутствие подписи работника в знак ознакомления с ЛНА – очередным основанием для применения санкций госинспектора или для вынесения судом решения по трудовому спору в пользу работника.

Кадровые документы и журналы.

Под этими документами имеются ввиду:

• штатное расписание,                          
• табель учета рабочего времени,
• график отпусков,
• книга учета движения трудовых книжек,
• журналы проведения инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой),
• календарный план и журнал учета прохождения работниками медосмотров (кстати, даже офисные работники, занятые более 50% рабочего времени за компьютером, подлежат направлению на предварительный и периодический медосмотры),
• поименный список лиц, подлежащих медосмотрам,
• трудовые договоры,
• приказы (о приеме, об увольнении, о привлечении к работы в выходной день и т.п.) ,
• расчетный листок,
• личные карточки и многое другое.

И все эти документы должны быть в «надлежащем состоянии»* (см. выше).

 Мы готовы провести аудит кадровой документации или разработать необходимые документы с нуля, минимизировав риски привлечения работодателя к административной ответственности и разрешения споров в пользу работников.